By Влад Умпелев on November 24, 2022
Intermediate

Возможные варианты стратегии автоматизации

Стратегия автоматизации - это часть ресурсной стратегии организации, которая является прямым следствием операционной стратегии. Точно также, как стратегия сбыта/продаж является прямым следствием продуктовой и рыночной стратегии.


В целом, существует только две основные стратегии автоматизации:

  1. стратегия лоскутной автоматизации
  2. стратегия интегрированной автоматизации.


Ниже краткое описание стратегий и перехода между ними.


Стратегия лоскутной автоматизации

Цели лоскутной автоматизации формируются владельцами отдельных бизнес-процессов и охватывают отдельные бизнес-функции и/или отдельные бизнес-процессы. Инициаторами такой автоматизации являются владельцы отдельных бизнес-процессов и IT-специалисты, которым дали задание что-то автоматизировать. Это типичная для РФ ситуация, где около 95% информационных систем управления сформировались стихийно, т.е. не управляемо.


Например, бухгалтер и директор предприятия, который отвечает за бухгалтерский и налоговый учет, заинтересованы в автоматизации процесса бухгалтерского и налогового учета. Поэтому, предприятие ставит программное обеспечение, позволяющее автоматизировать бухгалтерию, которая далее охватывает своими требованиями другие бизнес-процессы (сбыт, производство и пр.), владельцы которых должны обслуживать эту систему, но недостаточно или вообще не получают от нее пользы. Если в автоматизации заинтересован коммерческий директор и/или руководитель отдела продаж, то он является инициатором установки CRM-системы, которая охватывает своими требованиями другие бизнес-процессы. Далее, подобным образом может быть автоматизирован производственно-технологический процесс, процесс управления персоналом и пр. Именно из-за этого подхода в РФ любая автоматизация называется "внедрением", т.е. навязыванием сотрудникам функций по настройке и обслуживанию системы, которая их эксплуатирует, но ничего им не дает взамен.


Важно понимать, что каждый цикл лоскутной автоматизации увеличивает объем используемого программного обеспечения и объем работы, но никак не уменьшает функциональные разрывы между различными бизнес-процессами, из-за которых возникает 80% внутренних проблем предприятия. Например, бухгалтерская программа содержит функции кадрового учета, т.к. учет рабочего времени и оплаты труда необходим для бухгалтерии. Однако, кадровый учет в бухгалтерской программе практически не решает проблемы найма, ротации, обучения и мотивации персонала, а именно это и является основой нормальной HRM-системы. Точно так же бухгалтерское программное обеспечение в РФ практически никак не решает вопросы управленческого финансового учета из-за своей привязки к юридическим лицам, а не к операционной модели бизнеса в целом. Поэтому, управленческий учет на предприятиях РФ традиционно ведется в электронных таблицах отдельно от системы бухгалтерского учета.


Основной причиной существования лоскутной стратегии является отсутствие необходимой квалификации собственников и/или отсутствие необходимой квалификации и/или мотивации наемных руководителей предприятий, которые выступают в роли формальных "заказчиков" процессов автоматизации под давлением владельцев отдельных бизнес-процессов и/или IT-специалистов.


Типичные характеристики и признаки лоскутной автоматизированной системы:

  1. Сотрудники работают в нескольких разных программах (“окнах”).
  2. Программы и автоматизированные рабочие места “привязаны” к устройствам (серверам, компьютерам и пр.).
  3. Высокий уровень прямых затрат на владение программами - лицензии, обновление и поддержка.
  4. Программы механически связаны между собой и данные просто перегружаются из одной подсистемы в другую.
  5. IT-функции (продажи, документооборот, отчетность и пр.) дублируются разными программами с различным уровнем функциональной полноты.
  6. Отсутствует единый регламент работы в автоматизированной системе. В лучшем случае, есть набор инструкций по использованию отдельных программ для сотрудников различных подразделений.
  7. Сильная или полная зависимость настройки программного обеспечения от IT-специалистов (IT-администраторов, программистов и пр.).


Типичным для лоскутной стратегии в РФ является следующий набор программного обеспечения:

  1. 1С для бухгалтерского и налогового учета
  2. электронные таблицы для управленческого и финансового учета
  3. CMS-система для сайта и/или интернет-магазина
  4. CRM-система для поддержки сбыта и/или продаж
  5. специализированная программа или набор программ для автоматизации основного бизнес-процесса - производство, проекты, складирование, логистика и пр.
  6. HRM-система.

На некоторых предприятиях установлены "самописные программы" с весьма разнообразным функционалом. А некоторые, имеют несколько модулей от различных полнофункциональных ERP-систем, которые никак не связаны между собой. Все это примеры "управленческого фетишизма", когда владелец демонстрирует различные инструменты в качестве компенсации отсутствия способности использовать их на практике.


Стратегия интегрированной автоматизации

Как правило, интегрированная стратегия автоматизации основана на ERP-стратегии и поэтому включает использование ERP-системы - как основы информационной системы предприятия. Соответственно, цели стратегии интегрированной автоматизации формируются на верхнем уровне управления и охватывают основные или все бизнес-функции и/или бизнес-процессы предприятия. Инициаторами такой автоматизации практически всегда являются владельцы (собственники) бизнеса и мотивированные руководители предприятий. Важно понимать, что типичные цели наемного персонала ориентированы на развитие своих собственных рабочих мест и противоречат целям интеграции. Это современная форма давно известного "противоречия между трудом и капиталом", которое сформулировал Адам Смит, на основе которого Карл Маркс сформулировал тезис о негативном характере капиталистической формы экономических отношений и на основе которого в современной России очень любят говорить о развитии человеческого капитала, как о продолжении развития темы социалистической экономики. При этом, мало кто в РФ способен дать точное определение капиталу, вообще, и человеческому капиталу, в частности. Отсюда практически полное отсутствие бизнес-образования при полной государственной поддержке "высшего образования", не имеющего никакой практической ценности для бизнеса и управления. 


Интегрированная автоматизация - это типичная стратегия отраслевых лидеров и целевое состояние многочисленных предприятий-последователей в развитых странах Европы и Северной Америки. Основной необходимой причиной для реализации интегрированной стратегии является квалификация собственников и/или руководителей предприятий, которая бывает двух уровней:

  1. высокая квалификация - способность организовать формирование стратегии, стратегической карты целей и выступить руководителем организационных изменений
  2. средне квалифицированные - способность поддерживать формирование стратегии и/или поддержки процессов организационных изменений и способность выступить в качестве инициатора организационных изменений и заказчиком для внешнего управления изменениями.


В РФ эта стратегия практически не используется из-за отсутствия необходимой квалификации менеджеров, отсутствия необходимого уровня мотивации у собственников и негативного влияния макро-факторов, а программное обеспечение ERP-класса используется в качестве "микроскопа для забивания гвоздей". В большинстве случаев, в РФ неосознанно используется лоскутная автоматизация независимо от класса используемого программного обеспечения. Так, практически во всех российских компаниях, где используется ERP-система, из-за отсутствия управленческой квалификации собственников и менеджеров, практически полностью отсутствует ERP-стратегия и понимание смысла и функций этого программного обеспечения.


Типичные характеристики и признаки интегрированной автоматизированной системы:

  1. Сотрудники работают в одном или двух “окнах” (программах).
  2. Программы и автоматизированные рабочие места “привязаны” к пользователям.
  3. Средний или низкий уровень прямых затрат на владение программами за счет использования СПО и передачи IT-функций внешним поставщикам (аутсорсинг).
  4. Программы максимально интегрированы и данные автоматически распространяются (отражаются) внутри системы.
  5. IT-функции (продажи, документооборот, отчетность и пр.) сконцентрированы в одной или двух программах и/или приложениях.
  6. Единый и доступный в соответствии с правами пользователей регламент работы в автоматизированной системе.
  7. Программное обеспечения настраивается менеджерами, освоившими логику настройку системы из "админ-панели", с минимальным участием IT-специалистов - (IT-администраторов, программистов и пр.).


Типичным для интегрированной стратегии в РФ является набор программного обеспечения:

  1. ERP-система для автоматизации основных и поддерживающих бизнес-процессов, включая сайт и/или интернет-магазин.
  2. 1С для обслуживания фискального оборудования и сдачи бухгалтерской отчетности

Дополнительно могут использоваться различные специализированные программы для автоматизации основных производственных процессов - проектирования, моделирования, измерения, хранения и пр. Использование таких программ в рамках ERP-стратегии и в связке с ERP-системой не является лоскутной автоматизацией, т.к. добавляет, но не дублирует функции рабочих мест. Точно также, как мастер по изготовлению деревянной мебели использует несколько видов верстаков, а офисный сотрудник может использовать несколько разных столов - рабочий, переговорный и пр.


Подробнее про выбор программного обеспечения для автоматизации наиболее типичных бизнес-процессов см. статью Рекомендации по выбору программного обеспечения для управления предприятием.


Переход от лоскутной к интегрированной автоматизации

В целом, переход можно описать тремя состояниями (см. иллюстрацию ниже):

  1. исходное состояние - определяется составом используемого программного обеспечения
  2. процесс перехода - определяется иерархической структурой работ и зависит от квалификации менеджера проекта изменений
  3. целевое состояние - определяется стратегией автоматизации и зависит от квалификации и/или мотивации собственников и/или менеджеров предприятия.



Оптимальное целевое состояние автоматизации определяется текущим состоянием бизнес-процессов, целевой операционной бизнес-моделью и ресурсами конкретного предприятия. Поэтому, последовательность перехода от лоскутной системы к интегрированной разрабатывается в каждом отдельном случае.


Заказчиком такого перехода может быть только собственник бизнеса или руководитель всего предприятия. Наемный персонал любого уровня не может быть заказчиком интегрированной автоматизации из-за конфликта (противоречия) в интересах и целях. Обычно запрос на автоматизацию от наемных сотрудников сводится к предложению поучаствовать в неуправляемой активности в надежде, что "все получится". 


Ниже пример типичного запроса на участие в процессе “внедрения” ERP-системы от наемного сотрудника, в котором хорошо считывается:

  1. хаос в существующей автоматизированной системе
  2. отсутствие стратегического мышления у собственников и руководителей предприятия
  3. отсутствие понимания целей и оптимальной последовательности работ у исполнителя.





More articles on Библиотека управления



More articles on Библиотека управления
Comments

No comments yet.

Add a comment
Ctrl+Enter to add comment