Стандарты работы в проектах

By Влад Умпелев on 5 июня 2022 г.

Intermediate

Введение

Описанные ниже стандарты используются в проектах AGRANT Consulting Group и являются неотъемлемой частью регламентов для сотрудников проектных команд, как со стороны сотрудников AGRANT, так и со стороны сотрудников компании, которая выступает в качестве заказчика проектных работ (далее, Компания).

Используемые сокращения:

АП - администратор проекта
ПЗ - проектный заказ
КП - координатор проекта от AGRANT
КПК - координатор проекта от Компании
КФУ - критические факторы успеха
РП - руководитель проекта от AGRANT
РПК - руководитель проекта от Компании
СП - сотрудник проектной команды от AGRANT
СПК - сотрудник проектной команды от Компании
ФПО - функции, полномочия и ответственность.

Правила, требования и ограничения

Правила

Планирование и контроль работ проекта осуществляется в информационной системе AGRANT с предоставлением доступа РПК к задачам, требующим предоставления информации или утверждения результатов проектных работ.
Вся важная для принятия управленческих решений информация предоставляется сотрудниками проекта в состоянии «как есть» с даты начала и до даты завершения проектных работ, которые согласованы в ПЗ.
Вехи (ключевые события) проекта согласовываются РП с РПК, а контрольные сроки выполнения плановых заданий согласовываются РП с ответственными исполнителями работ.

Требования

Проектные работы проходят при непосредственном участии заказчика в лице назначенного Компанией РПК в части предоставления информации по списку перед началом работ, участии в интервью в процессе и утверждении результатов задач – по завершению проектных работ.
Запросы на проведение интерактивных встреч для обсуждения хода или результатов проектных работ, оформляются в письменном виде в информационной системе AGRANT или по электронной почте.

Ограничения

Проект может быть остановлен РП на любом этапе, если отсутствие необходимой и согласованной активности Компании или необоснованные решения Компании не позволяют перейти к следующему этапу работ без потери ключевых результатов проекта (т.е. если такие решения или их отсутствие влияют на возможность AGRANT обеспечить достижение заявленных целей проекта). В таком случае бюджет проекта будет пересчитан с учетом фактически понесенных затрат AGRANT на момент остановки.
Сроки проекта рассчитаны с учетом стандартного времени формального (письменного) ответа ответственных сотрудников Компании и/или представителей согласованных внешних поставщиков, не превышающих 3 рабочих дня. При увеличении времени ответов ответственных сотрудников Компании и/или представителей согласованных внешних поставщиков на формальные (письменные) запросы РП или согласованных сотрудников AGRANT, сроки проекта могут быть увеличены.
Бюджет проекта рассчитан, исходя из текущего состояния внутренней и внешней среды Компании, а также с учетом прогнозируемого объема управленческих работ. При изменении внутренней и/или внешней среды, текущей ситуации и/или прогнозов, бюджет проекта и/или график оплаты может быть согласовано скорректирован.

Функции, полномочия и ответственность (ФПО) участников проекта

Координационный совет проекта

Определение и коррекция стратегических целей проекта и приоритетов.
Утверждение и изменение содержания или условий проектного заказа.
Согласование содержания и ресурсов проекта с другими аспектами сотрудничества Компании и AGRANT.
Решение вопросов, выходящих за границы компетентности или ответственности руководителей проекта (РП и РПК).

Координатор проекта от Компании (КПК)

Контроль стратегического соответствия проекта целям Компании и защита интересов Компании.
Инициация изменений стратегии, структуры, содержания и приоритетов проектных работ.
Назначение руководителя проекта (РПК) от Компании.
Ресурсная поддержка проекта от Компании.

Координатор проекта от AGRANT (КП)

Контроль стратегического соответствия проекта целям AGRANT и защита интересов AGRANT.
Инициация изменений стратегии, структуры, содержания и приоритетов проектных работ.
Назначение руководителя проекта (РП) от AGRANT.
Ресурсная поддержка проекта от AGRANT.

Руководитель проекта от AGRANT (РП)

Формирование и коррекция иерархической структуры работ (ИСР) проекта, определение ресурсного обеспечения, необходимого для достижения целей проекта.
Планирование (определение содержания) и бюджетирование задач.
Оценка достижения целей и рекомендации КП и КПК по развитию эффективности достижения целей проекта.
Назначение сотрудников своего центра ответственности – сотрудников проекта (СП).
Управление сотрудниками проектной команды от своего центра ответственности (Оператора) и связанных поставщиков:
информирование их о необходимости соблюдать требования регламентов, которые указаны в проектном задании, для роли "Сотрудник проектной команды (СП)" до начала выполнения ими проектных работ
обеспечение соблюдения требований регламентов, которые указаны в проектном задании, каждым сотрудником проектной команды (СП) в процессе выполнения ими проектных работ.
Оценка и управление рисками по качеству и срокам выполнения задач сотрудниками своего центра ответственности – AGRANT и связанных поставщиков.
Передача ответственности и полномочий Администратору проекта или другому сотруднику своего центра ответственности во время своего отсутствия, а также информирование РПК и сотрудников проекта о замещении.
Организация консультаций по принципам, правилам и условиям выполнения и контроля работ по обоснованному запросу любого сотрудника проектной команды.

Руководитель проекта от Компании (РПК)

Назначение сотрудников своего центра ответственности – сотрудников проекта (СПК).
Управление сотрудниками проектной команды от своего центра ответственности (Компании) и связанных поставщиков:
информирование их о необходимости соблюдать требования регламентов, которые указаны в проектном задании, для роли "Сотрудник проектной команды (СПК)" до начала выполнения ими проектных работ
обеспечение соблюдения требований регламентов, которые указаны в проектном задании, каждым сотрудником проектной команды (СПК) в процессе выполнения ими проектных работ.
Управление рисками по качеству и срокам выполнения задач сотрудниками своего центра ответственности – Компании и связанных поставщиков.
Выбор внешних поставщиков от Компании, который обеспечен соответствующими полномочиями.
Передача ответственности и полномочий сотруднику своего центра ответственности во время своего отсутствия, а также информирование РП и сотрудников проекта о замещении.

Администратор проекта (АП)

Поддержка процесса согласования содержания и условий проектных работ с ответственными исполнителями.
Контроль соблюдения ответственными сотрудниками (СП и СПК) выполнения требований согласованных задач.
Регулярный мониторинг сроков выполнения задач и заданий с предложением (при необходимости) РП и/или РПК, корректирующих действий.

Сотрудники проектной команды (СП и СПК)

Состав проектной команды может меняться в ходе реализации проекта по решению РП и РПК:
сотрудники проекта от AGRANT меняются только по решению РП
сотрудники проекта от Компании меняются только по решению РПК.
Исполнительские функции каждого сотрудника проектной команды определяются в оперативном плане работ - в целях и задачах.
Ответственностью каждого сотрудника проектной команды (СП и СПК) является:
исполнительская дисциплина – выполнение взятых на себя обязательств и точная реализация утвержденных решений.
обеспечение конфиденциальности в отношении всех полученных данных, включая информацию о характере и целях проектных работ.
Ответственность за сотрудников проектной команды от AGRANT несет РП, ответственность за сотрудников проектной команды от Компании несет РПК. Сотрудники внешних компаний-поставщиков включаются в проект:
как сотрудники AGRANT, если привлечение этого поставщика инициировал РП
как сотрудники Компании, если привлечение этого поставщика инициировал РПК.

Критические факторы успеха (КФУ)

КФУ – это принципы и условия выполнения проектных работ, которые позволяют эффективно достичь целей проекта.

Обеспечение взаимной оперативной информационной доступности (E-mail, Zoom, Skype и пр.) между сотрудниками проектной команды.
Полнота и содержательная корректность (достоверность) необходимой для работы информации, передаваемой сотрудниками проектной команды.
Оперативность (скорость) передачи и получения необходимой для работы информации.
Поддержание оперативности (скорости) согласования, утверждения и реализации управленческих решений и оперативное реагирование на изменения в плане работ.

Типы задач, используемые в ИСР

Иерархическая структура работ (ИСР) содержит несколько различных типов задач. Каждый тип является отдельным объектом управления, имеет отличительные особенности и функции в проекте. Ниже описаны все используемые в AGRANT типы задач, с точки зрения исполнителей.

Утверждение

Наиболее часто используемый тип задач. Используется для формального подтверждения одним центром ответственности работ, выполненных другим центром ответственности. На основе этого типа задач вручную можно собрать любой бизнес-процесс. Например, когда нужно выполнить комплексные (сложные) работы различными специалистами. Содержит двух исполнителей:

ответственный исполнитель (указывается в поле "Исполнитель") - отвечает за выполнение определенных в содержании задачи работ и передает на проверку переводом статуса задачи в "Утверждение"
утверждающий исполнитель (указывается в поле "Утверждающий") - отвечает за подтверждение определенных в содержании задачи работ.

Исполнение

Самый простой тип задач. Используется только для выполнения работ одним центром ответственности. Содержит только ответственного исполнителя (указывается в поле "Исполнитель"), который отвечает за выполнение определенных в содержании задачи работ и самостоятельно подтверждает их выполнение переводом статуса задачи в "Выполнено".

Разработка

Самый сложный тип задач, который подразумевает самостоятельность ответственного исполнителя в рамках установленных в задаче границ. Используется для выполнения и подтверждения результатов работ в неструктурированных (неорганизованных) процессах для достижения неопределенных (частично подходящих под SMART-критерии) результатов. Требует максимально высокой профессиональной квалификации и не подразумевает "слепого копирования". Содержит двух исполнителей (ответственного и утверждающего), ответственность которых четко не установлена и подразумевает инициативы и активного участия обоих.

Событие

Управленческий тип задач. Используется для организации и проведения событий - совместной деятельности группы людей для достижения согласованных целей. Позволяет распределить ответственность между участниками за различные виды деятельности в границах процесса общей активности.

Решение

Управленческий тип задач, который подразумевает самостоятельность ответственного исполнителя в рамках установленных в задаче границ. Используется для формирования и подтверждения любых видов решений - управленческих, технических и пр. Позволяет зафиксировать и/или распределить ответственность за различные решения в различных центрах ответственности. Например, в случае необходимости формирования операционных (тактических) решений на основе стратегического решения. Содержит двух исполнителей:

ответственный исполнитель (указывается в поле "Исполнитель") - отвечает за формирование (принятие) определенного в содержании задач решения
утверждающий исполнитель (указывается в поле "Утверждающий") - отвечает за подтверждение сформированного (принятого) решения.

Цель

Управленческий тип задач. Используется для структурирования (группировки) задач и формирования прямой связи между картой целей и оперативным планом работ. Позволяет определить ответственность за группу задач в одном центре ответственности.

Действия участников при выполнении задач

Автоматические оповещения

ERP-система, в которой осуществляется управление проектами AGRANT, обеспечивает автоматическое оповещение участников о некоторых событиях в проекте. В частности:

Участники задач (все, кто указан в разделе "Участники") получают оповещения о всех комментариях в своих задачах.
Оповещения об изменении статусов задачи получают только те участники, кто непосредственно участвует в выполнении работ на этих статусах.

Это гарантирует возможность следить за обсуждением хода работ и получать оповещения, которые указывают на передачу отвественности за выполнение работ к участнику или от участника.

Сохранение изменений в задаче

Любое изменение задачи в ERP-системе (перевод статуса, комментирование и пр.) требует сохранения изменений. При переводе статуса или размещении комментария необходимо убедиться, что это произошло, только потом закрывать вкладку с задачей. Для проверки размещения комментария в некоторых случаях (когда совмещается комментарий и перевод статуса) требуется перезагрузка страницы.

Маркер, показывает, что в задаче были сделаны изменения. После изменения нескольких частей задачи без промежуточного сохранения, необходимо убедиться, что все изменения сохранены.

Действия участников на статусе "Согласование"

Статус "Согласование" значит, что задача нуждается в подтверждении.

После получения сообщения РП или АП о необходимости изучить задачу, ответственным исполнителям необходимо:

Перейти по ссылке в ERP-систему и изучить содержание задачи:
содержание и последовательность работ
описания результатов и требования к ним
оценить реалистичность установленных сроков
проверить доступ к ресурсам - файлам, документам, ссылкам и пр.
При отсутствии вопросов и/или предложений следует подтвердить прием задачи в работу - перевести задачу на статус "Выполнение" самостоятельно путем нажатия кнопки "На выполнение" или оставить письменный комментарий к задаче, что задача принята в работу.
При наличии вопросов и/или предложений - написать их комментарием к задаче, получить ответы и вернуться к пункту №1 - изучению содержания и последующему подтверждению.

При отсутствии подтверждения задача не согласована и в работу не передается!

Действия участников на статусе "Выполнение"

Статус "выполнение" значит, что задача находится на процессе выполнения плановых работ и центром ответственностия является исполнитель. Соответственно, на этом статусе исполнитель должен:

Выполнить работу в соответствии с согласованным им содержанием и условиями задачи.
Контролировать актуальность срока выполнения, который указан включительно по дату в графе "выполнить до".
В процессе работы:
указывать % готовности комментарием к задаче (поле Прогресс редактируется РП или АП на основании комментариев исполнителя)
при необходимости, задавать вопросы другим участникам комментариями к задаче.
По окончанию работы перевести задачу в статус "Утверждение" или "Выполнено" (при нажатии кнопки “Действия”, один из этих статусов будет доступен для выбора).
Если в процессе выполнения задача переведена в статус "Просрочено", то см. ниже.

На выполнение переводятся только согласованные участниками задачи!

Действия участников на статусе "Утверждение"

Статус "утверждение" значит, что задача находится на процессе приемки частично или полностью выполненных работ и центром ответственности является утверждающий. Соответственно, на этом статусе утверждающий должен:

Проверить результаты работ в соответствии с согласованным им содержанием и условиями задачи.
Срок утверждения по умолчанию для задач с приоритетом "средний" - 3 дня, "высокий" - 1 день.
Перевести задачу в статус “Утверждено”, если результаты работ им приняты (подтверждены) в полном объеме и указать % готовности комментарием.
Перевести задачу в статус “Выполнение”, если результаты работ приняты частично, написать содержательный комментарий (вопросы, рекомендации по доработке и пр.) и указать % готовности комментарием.

Действия участников на статусе "Просрочено"

Статус "просрочено" значит, что процесс выполнения или утверждения "сорван" и условия задачи нуждаются в коррекции, а сама задача передается в ответственность администратора или руководителя проекта. Статус "просрочено" ставится автоматически при достижении согласованного срока выполнения или утверждения работ. После этого, изменение статусов другими участниками задачи невозможно.

Соответственно, участник в ответственности которого находилась задача до срыва плановых сроков, после получения уведомления о просрочке задачи или вопроса администратора или руководителя проекта должен:

Немедленно сообщить комментарием к задаче:
текущее состояние работ и % готовности результатов
актуальный плановый срок выполнения или утверждения работ.
Ждать дальнейших указаний руководителя или администратора проекта .

Обратите внимание:

Статус "просрочено" значит, что задача уже сорвана и завершить ее успешно из этого статуса невозможно. Соответственно, лучшее, что может сделать исполнитель или утверждающий - это быстро сообщить РП или АП максимально полную информацию о состоянии и условиях работы и обеспечить возможность возвращения задачи на прежний статус с соответствующим изменением условий.
Если участник, в ответственности которого находилась задача до срыва плановых сроков, не сообщает необходимую информацию и дважды не отвечает на вопросы администратора или руководителя проекта, то задача переводится в статус "Планирование" и руководитель проекта инициирует замену участника, который сорвал задачу.

Другие статьи на Стандарты