Регламенты

Определение регламентов и регламентации

Регламент - это документ устанавливающий нормальный порядок и правила деятельности для определенной организации и/или роли.

Регламент – это документ оформленный как текст, таблица, блок схема или график, имеющий структуру (например, в виде последовательности этапов), который устанавливает нормы и правила деятельности отдельных сотрудников для обеспечения согласованности определенного процесса деятельности (бизнес-процесса). Регламенты используются для повторяющихся задач, стандартных процедур (последовательностей) действий, типовых проектов и/или процессов.

Основой слова "регламент" является корень (-рег-), который является основой сопряженных по смыслу слов, типа "регулировать", "регистрировать", "реагировать" и т.п.

Как средство управления, регламенты обладают следующими преимуществами:

1. Исключают или минимизируют необходимость многократно (повторно) организовывать рутинные процессы и "изобретать велосипед".
2. Способствуют накоплению опыта и совершенствованию организации совместной, и особенно командной, работы.
3. Образуют содержательные структуры, которые легко развивать - структурировать и увеличивать в объеме.
4. Освобождают внимание сотрудников (подробнее см. Управление вниманием) и способствуют:
5. быстрой оценке сотрудником большого объема работ (буквально "одним взглядом")
6. концентрации сотрудника непосредственно на содержании работы
7. ускорению достижения результатов за счет экономии ресурсов (времени и энергии) сотрудников
8. обеспечению результативности деятельности за счет снижения риска что-то забыть или не учесть.

Основные этапы разработки регламентов

1. Определить объект регламентации - выбрать вид деятельности, который регулярно выполняется одним сотрудником и/или группой.
2. Структурировать процесс по этапам (фазам).
3. Составить логическую очередность выполнения работ внутри каждого этапа :
4. что из чего "вытекает" в соответствии с ожидаемым результатом деятельности?
5. какие промежуточные результаты и вехи следует зафиксировать для контроля?
6. какие требования и/или ограничения должны быть соблюдены?
7. какие взаимозависимости между этапами и работами?
8. какой результат должен быть создан в итоге?
9. Определить содержание всех необходимых и/или желательных работ:
10. что необходимо или желательно знать до или в процессе работы?
11. какие результаты являются необходимыми или желательными?
12. на что необходимо или желательно обратить внимание?
13. кого, о чем и когда следует проинформировать?
14. Оптимизировать процесс работы и/или используемые ресурсы:
15. какие содержательные связи есть между различными работам?
16. какая деятельность повторяется и/или дублируется?
17. как и где используются одинаковые ресурсы?
18. Периодически редактировать регламент для максимальной согласованности с реальностью:
19. какие ошибки возникают или могут возникать при соблюдении или не соблюдении регламента?
20. достаточно ли регламент обеспечивает возможность делегирования указанных в нем работ?
21. обеспечена ли необходимая объектная основа для выполнения регламента сотрудниками?
22. как давно и кем составлялся существующий вариант регламента?

Нормальный регламент не должен быть "отлит в бетоне". Это документ, который меняется в процессе деятельности в соответствии с уровнем изменчивости и скоростью изменений.